マイナンバーを間違えた場合の罰則
個人情報保護法の第19条に「データ内容の正確性の確保」が規定されています。
なので「正確かつ最新の内容に保つよう努める努力義務」が定められていますが、
だからといって会社がマイナンバーを間違えて記載してたとしても罰則はありません。
マイナンバーにも間違えないように努力する義務はあります。
そして、この努力義務の適用になっています。
「なるべく間違えないように気をつけてください」ということにしかなっていないため
努力する義務しかなく、番号を間違えて記入したとしても罰則はありません。
会社は、間違えないようにする義務があるだけで、マイナンバーを間違えてはいけないわけで
は、ありません。
マイナンバーの記載を間違えたときの気づき方
マイナンバーの最後のひと桁がチェックデジット（検査用の数字）になっていて、
人事や給与の管理にパッケージソフトやクラウドサービスを使っている場合は、
マイナンバーを間違って入力すると、ほどんどのソフトやサービスでは
エラーが表示されて、正しい番号を入力し直すことが求められます。
マイナンバーの構成は、12桁の数字になっていているものが、個人に付与されています。
マイナンバーは、12桁の数字のうち左から11桁が基礎番号で、末尾のひと桁はチェックデジッ卜です。
そして、公開されている計算式により左から11桁を定められた計算方式で、
末尾の12桁目の数字の答えを得られるようになっています。
なので、左から11桁のうちのどこかが間違っていたり、最後のひと
桁が間違っている場合も間違いを見つけることができるのです。
これにより、従業員の転記ミスなどは、パッケージソフトなどの利用で高確率で防止する
ことができるのです。
誰に相談すればいい？マイナンバーの取り扱い
顧問契約がある、弁護士、税理士か社会保険労務士に相談してみるのがいいでしょう。
自社ではマイナンバーを持たず、税理士事務所や社会保険労務士にマイナンバーを預けること
もできますが、税理士と社会保険労務士ではマイナンバーの用途が違うので、
必要に応じてどちらに預けて、一方が必要な時に提供を受けるか、
もしくは、両方に預けることができます。
マイナンバーを会社のパソコンで管理するときの注意
マイナンバーの保管を自社のパソコンでしているのならば、そのパソコンは常に施錠で
きるところに保管しておき、マイナンバーを扱うときにだけの専用パソコンにするのが
管理が簡単でおすすめです。
また、マイナンバーをクラウドに預けるのなら、パソコンにマイナンバーのデータは保存しな
いので漏洩する心配もなく安心です。
違反したらどうなるマイナンバー法
例をあげると、従業員が、個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを名簿業者に
売った場合、その従業員は4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金、
またはその併科に処せられる可能性がある上、その使用者の企業自身も200万円以下の
罰金に処せられることがあります。
このように、マイナンバー法が個人情報保護法と違うのは、厳しい罰則が定
められていることです。
まとめ
ここでは、マイナンバーについての罰則を見てきました。
マイナンバーの番号を間違えて記入したとしても罰則はありません。
間違えないようにする義務しかありません。
一方、マイナンバーの漏洩などに関し、以前の個人情報保護法とは比べものにならないほどの
重い罰則が科せられることになったいま、そのリスクを出きるだけ減らすことが重要です。