従業員から個人番号を取得する場合の具体例
従業員から個人番号を取得する場合の本人確認のうち、入社時に本人確認を行っている従業員については、対面で個人番号の提供を受ける場合において、身元（実在）確認書類が不要となります。
本人確認は不要なので、個人番号カード、通知カード、住民票等（個人番号が記載されたもの）の提示を受けることで個人番号を取得することができるのです。
その際、提供書を提出させることが考えられます。
会社は、従業員の個人番号を適正に管理したうえで、従業員に公表、通知した利用目的の範囲内で、これを用いることができます。
入社時に身元確認書類により本人確認を行っていない場合や、対面によらずに書面の送付により個人番号の提供を受ける場合は、身元（実存）確認書類が必要となります。
オンラインで取得する場合は、身元確認書類と個人番号確認書類のイメージデータ等を送付する方法と、会社が交付したID及びパスワードを用いてログインした上で、個人番号確認書類のイメージデータ等を送付する方法が考えられます。
-
対面による場合の個人番号提供書の内容例
個人番号提供書（従業員本人・対面）
○ ○ 株式会社御中
私は、貴社から個人番号の利用目的の通知を受け、下記のとおり私の個人番号を提供します。
- 部署
- 氏名
- 個人番号
平成○年○月○日
住所
氏名（捺印）
受領者
部署名・氏名
受領者確認欄
対面での本人確認／個人番号の確認書類（個人番号カード、通知カード、個人番号の記載された住民票、その他）
-
郵送等による場合の個人番号提供書の内容例
個人番号提供書（従業員本人・送付）
○ ○ 株式会社御中
私は、貴社から個人番号の利用目的の通知を受け、下記のとおり私の個人番号を提供します。
- 部署
- 氏名
- 個人番号
平成○年○月○日
住所
氏名（捺印）
受領者
部署名・氏名
受領者確認欄
対面での本人確認／個人番号の確認書類（個人番号カード、通知カード、個人番号の記載された住民票、その他）
取引先から個人番号を取得する場合の具体例
対面にて個人番号を取得する場合、従業員であれば人違いでないことが明らかであるといえますが、取引先から個人番号を取得する場合は、必ずしも人違いでないことが明らかであるとは言えないため、身元確認書類の提示も受けることが必要となります。
初めて個人番号を取得する場合や、継続的取引がないために廃棄した個人番号を再度取得するような場合、原則として個人番号確認書類及び身元（実存）確認書類が必要となります（個人番号カードの場合は個人番号カードのみで良い)。
郵送の場合は、利用目的の通知及び本人確認書類の提出を求める書類を交付し、個人番号の提供を依頼することが考えられます。
事業者が氏名・住所等、個人識別事項を印字した書類を取引先に交付し、取引先からその書類の返送を受ける場合の身元確認は、その書類の郵送返送をもって身元確認が行われたものとされます。
ただし、この場合にはあらかじめ取引先の個人識別事項（氏名及び住所又は生年月日）を正確に把握しておく必要があります。
既に取引のある顧客等に個人番号の提供を依頼する場合
既に取引のある顧客に個人番号の提供を依頼する書面を顧客等に送付する場合、企業が把握している住所・氏名を印字した書面を送付する方法があります。
この、あらかじめ取引先の住所・氏名等が印字された書面をプレ印字書面といいます。
「○○（帳票名）作成のため」等の個人番号関係事務の記載により、利用目的の通知を行います。
既にプライバシーポリシーにより利用目的を公表している場合には、念の為の利用目的の通知ということになります。
個人番号カードは通知カードと引換えに交付されるため、いずれかの写しの貼付をお願いする内容としています。
この写しに記載された個人番号により、番号確認が可能になります。
「添付」ではなく「貼付」をお願いするのが良いでしょう。
「個人番号の提供のお願い」の書面（プレ印字書面）自体の返送を受ける上で、封入忘れを防ぐことが目的です。
貼付欄を設けるのもよいでしょう。
プレ印字書面に印字された住所・氏名と、本書面に貼付された個人番号カード等の写しに記載された住所・氏名が一致することをもって、身元確認とすることができます。
-
プレ印字書面による個人番号提供依頼書の例
平成○年○月○
〒○○○-○○○○ ○○市○○町○一○ ○○ 太郎様
個人番号の提供のお願い
〒○○○-○○○○ ○○市 株式会社○○ 代表取締役○○ ○○
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、○○（帳票名）作成のため、法令に基づき個人番号のご提供をお願い致しております。
つきましては、下記①又は②の写しを貼付のうえ、ご返送下さいますようお願い申し上げます。
ご提供頂いた個人番号を含む個人情報については、上記目的以外には使用せず、当社の「特定個人情報取扱規程」に従い、適切かつ安全に管理致します。
ご多忙中のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
記
- 個人番号カードの裏面
- 個人番号通知カードの表面
まとめ
個人番号を取得する場合・取引先から個人番号を取得する場合の具体例、取引のある顧客等に個人番号の提供を依頼する場合について見てきました。
取引のある顧客等に個人番号の提供を依頼する場合では、プレ印字書面を利用する方法を示していますが、次項でプレ印字書面を利用した様々なケースについて解説するので、合わせて確認しましょう。
【関連記事】