プレ印字の送付先の住所が間違っていた場合
プレ印字書面の郵送による本人確認は、個人番号とともに登録された個人識別事項に基づいて送付された書面の返送をもって身元確認を行う確認方法です。
事業者においてプレ印字書面に印字した顧客の住所が間違っていた場合、プレ印字書面に印字された住所・氏名と、個人番号カード等の住所・氏名が一致していないので「個人識別事項（氏名及び住所又は生年月日）がプレ印字された書類」が送付されたと認められません。
もし、顧客がその住所を修正のうえで返送してきたとしても、本人確認がなされたとはいえないと考えられます。
この様な場合には、別途身元確認書類の送付をお願いするか、あらためて顧客の氏名・住所を確認したうえで、再度、個人番号の取得手続を行う必要があると考えられます。
返送を受けた誤りのあるプレ印字書面は適切に廃棄しましょう。
顧客に引越しの予定がある場合
住所変更の予定がある場合には、個人識別事項のプレ印字書面の送付ではなく、身元確認書類の提出にて身分確認を行うべきと考えられます。
引越などで市町村に転入届を出すときには、通知カード又は個人番号カードを同時に提出し、カードの記載内容を変更しなければなりません。
それ以外の場合でも、通知カード又は個人番号カードの記載内容に変更があったときは、14日以内に市町村に届け出て、カードの記載内容を変更してもらわなければならないとされています。
書面に印字する個人識別情報
プレ印字書面に印字する個人識別情報は、住所と氏名だけで足り得ます。
住所に代えて（もしくは加えて）生年月日を印字することも認められます。
プレ印字書面で2以上の書類について個人番号を取する場合
同一の取引先に「講演料」と「株式の配当金」の支払いがあるなどといった場合、両方について1枚のプレ印字書面で本人確認・個人番号を取得したいといった際には、利用目的の通知を記載することで可能であると考えられます。
この場合では、「支払調書作成のため」「講演料及び株式の配当金に関する支払調書作成のため」などとすればよいでしょう。
「○○（帳票名）及び○○（帳票名）作成のため」として利用目的を通知することで、複数の異なる種類の帳票作成事務に関しても、同様に1枚のプレ印字書面で対応することが可能であると考えられます。
返送してもらったプレ印字書面の保存
個人番号カード又は通知カードが貼付されたプレ印字書面には、個人番号を含んでいます。
個人番号カード又は通知カード部分の保存にあたっては、安全管理措置を講ずる必要があります。
手書きによる書面の作成
プレ印字書面の住所・氏名は、印字するものとされているため、原則として手書きは認められません。
事業者がその顧客に送付した書類が返送されたことが分かる措置（例えば、送付する書類に通し番号を記載し、返送された書類の通し番号を確認するなど）を行う場合には、住所及び氏名を印字したのと同様に扱うことが認められています。
通し番号の必要性
プレ印字書面を印字して送る場合には通し番号は必須でありません。
ですが、より慎重な本人確認手続きを行うという観点から、通し番号の利用は望ましい事であると考えられます。
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