事業者による収集保管
事業者は、個人番号関係事務の処理に必要な範囲で、個人番号を収集・保管することができます（番号法19三)。
番号法 第20条では「何人も、番号法 第19条で定められた場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならない」とされています。
｢収集」とは
具体的に「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味するとされています。
人から個人番号を記載したメモを受け取ったり 人から間き取った個人番号をメモするといった直接取得する場合、パソコンを操作して個人番号を画面上に表示させてこれを書き取ること、プリントアウトすることなども「収集」に含まれます。
個人番号の提示を受けただけでは、自己の占有に置くものではないので「収集」にはあたりません。
｢保管」とは
「保管」とは、自己の勢力範囲内に保持することを意味するとされています。
個人番号が記載された書類や電磁的記録を手元に置いておくことがこれにあたります。
事業者のなかで単に個人番号が記載された書類等を受け取り、支払調書作成事務の担当者に受け渡す立場のものが、その書類等を手元に置いておくことも「保管」にあたります。
事務処理に必要な範囲を超えて保管しているものとして番号法第20条違反とならないよう、個人番号の確認等の必要な事務を行った後は速やかに担当者に受け渡す必要があります。
本人確認書類の取扱い
番号法上の本人確認を行うにあたり、個人番号カードなどの本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためのコピーの保管は可能です。
しかし、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。
個人番号の保管期限
個人番号関係事務の処理のために保管した個人番号は、番号法で明記された事務を処理するために収集・保管されるものなので、その事務を行う必要がある限り保管し続けることができます。
継続的な雇用契約を締結している従業員から提供を受けた個人番号については、翌年度以降も給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために継続的に利用する必要があります。
そのため、個人番号を保管できるものとかんがえられます。
個人番号が記載された書類等
書類によっては法令により一定期間保存を義務付けられているものがありますが、その書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなります。
番号法上の事務処理の必要がなくなった場合には、法令で定められている保存期間を経過した場合、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
例：扶養控除等申告書
所得税法(所得税法施行規則76の3）が定める日から7年間保存することとされており、この期間を経過した場合には、申告書に記載された個人番号を保管しておく必要がない。
原則として個人番号が記載された申告書を速やかに廃棄しなければなりません。
廃棄の際の個人番号以外の部分の扱い
個人番号が記載されている書類・電磁的記録を廃棄する必要がある場合に、個人番号以外の情報を残して保管しておくことも可能です。
個人番号が記載されていない書類・電磁的記録の保管は、番号法で禁止されていないので、個人番号部分に復元できない程度のマスキングや削除をしたうえで保管することができます。
廃棄の記録の必要性
個人番号を廃棄・削除する場合、廃棄・削除したことの記録を保存することとされています。
記録保存する内容は、廃棄・削除した特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況等が考えられます。
尚、個人番号自体は含めないものとされています。
まとめ
個人番号の「収集・保管・廃棄」について見てきました。
基本的な「収集・保管・廃棄」についての具体的内容や考え方を押さえる事で、個人番号の取り扱いが法に則って行えるようにしましょう。