どう違うのか「個人情報」と、個人番号をその内容に含む個人情報の「特定個人情報」
氏名・住所に個人番号（マイナンバー）がついたものが特定個人情報になります。
マイナンバー法には「特定個人情報」という概念が設けられていますが、
「特定個人情報とは、個人番号をその内容に含む個人情報｣のことです。
例をあげれば、どんな会社やお店も従業員の氏名・住所・電話番号は持っていると
おもいますが、これは、個人情報になります。
これの個人情報にその従業員のマイナンバーがついた瞬間、その個人情報は特定個人情報とな
ります。
なお、個人情報の定義は、他の情報と容易に参照することができ、特定の個人を識別すること
のできる情報となっています。
マイナンバー（個人番号）は12桁の数字から構成されていますが、この数字そのものが特定の
個人を識別できる情報です。
これは、代表的な個人情報にあたります。
また、マイナンバーは個人情報そのものですので、個人情報保護法のもとでは、「個人識別符
号」の代表例となります。
マイナンバーも特定個人情報も、それぞれでも単体で個人情報となります、
これは、「個人番号をその内容に含む個人情報を特定個人情報という」と定義されているから
です。
マイナンバーをその内容に含む個人情報が特定個人情報となります。
そう考えてると、特定個人情報という概念は必要ないような気がしてきます。
マイナンバーがある情報かいなかで変わる｢個人情報｣と｢特定個人情報｣は2つの取り扱いの違い
取り扱い方の違いが個人情報と特定個人情報では、大きく違う点が3つあります。
①利用制限
②提供制限
③安全管理措置
説明すると以下になります。
①利用制限
個人情報はいろいろなことに使うことができますが、
特定個人情報は、役所に届け出ること以外には、利用はできません。
②提供制限
本人の同意があれば個人情報（個人データ）は、第三者への提供が可能です。
しかし、特定個人情報は役所に届出に使ういがいに、他の目的に使うことはできません。
③安全管理措置
通常の個人情報（個人データ）よりも、特定個人情報は、いっそう厳格な漏えい防止策が求め
られます。
個人情報は、マイナンバーがある情報かいなかでは、、取り扱い方が違います。
ですので、違うファイルにしてデータベースで管理をして、保存する場合でも、別ファイルと
しておく等の手段をこうじることが必要です。
たとえば、従業員の住所の一覧にはマイナンバーを記載しないで、
マイナンバーの一覧表は別にファイルとして、作成して保存する方法をとりましょう。
そして、マイナンバーを保存するパソコンはそれ専用のパソコンにして、パソコンはセキュリ
ティワイヤーで固定するかカギのかかる場所に保管するのが安全管理措置に則った方法です。
また、担当者に変更があった場合でも、その方法が正しく着実に継承していくようにしてくだ
さい。
そして、現在、対応方法としてクラウドを利用したマイナンバーのサービスがいろいろと存在
します。
積極的にそうしたサービス活用するいくことも一つの手段です。
小さな会社やお店のマイナンバーの楽にする管理方法
2，3人でやっている会社やお店であれば、マイナンバーの記載された用紙をカギのかかる場所
に保管するのがこれがいちばん簡単な方法になります。
本当は、コンピューター（パソコン）を使わなければ、マイナンバーの取り扱いに関して、、
安全管理措置はとても楽になります。
しかし、50人以上の従業員がいる会社であれば、パソコンで管理した方が便利だと考えるのか
もしれません。
その場合は、自社で管理するよりも、マイナンバーは「クラウド」に預けたほうが事務処理も
楽ですし、なにより安全です。
どうしても自社で管理したい場合は、パッケージソフトを買って、ネットワークではファイア
ウォール（セキュリティ）の設定、ウイルス対策が必要になったり、管理区域の入退出管理の
厳格化などの必要性がでてやっかいなことが出てきます。
ならば、クラウドに預けるほうがセキュリティー性も高く、安全で効率的な運用・管理がで
き、なにより「自社のパソコンにはマイナンバーない」としたほうが圧倒的に楽にな
ります。
クラウドを使った、マイナンバーを自社で持たない方法
聞いたことはあっても具体的にどんなものか分からない方も多いと思います。
人かに聞いてみると「なんとなくは知っている」といった、良くわからない答えが返ってくる
ことがあります。
クラウドとは、簡単にいうと、データを自分のパソコンや携帯端末などではなく、インター
ネット上のどこかのサーバに保存する使い方、サービスのことです。
クラウドの特長のひとつは、利用するにあたって、コンピューター（サーバー）の所在地（ど
こ？）が意識されない点です。
たとえるならば、雲（クラウド）の中にあるコンピューターを地上から利用しているような感
覚です。
従来、データセンターのある区画を借りて、借りたところに預けていました。
そして、そこにデータを保存して自分で管理をしていました。
そこで、新しい仕組みとして出てきました。
それは、預ける側にとっては、そのサーバが国内にあろうと外国にあろうと関係なく
クラウドサービスを提供している会社の、どこかにあるサーバに預けます。
それが、雲の上に預けているという感じなので、クラウドの形態で提供されるサービスを「ク
ラウドサービス」と呼ばれています。
「いつでも・どこでも・何からでも」クラウドの使い方
クラウドサービスは、パソコン以外にもスマートフォンやタブレット端末といった様々なデバ
イスの普及により、「いつでも・どこでも・何からでも」といったネット利用の多様化が進み
どこからでもアクセスできるところに特徴があります。
では、自分で従業員にマイナンバーをクラウドサービスから登録してもらうケースで説明しましょう。
・ 登録しようとしている従業員が自分のスマホで、クラウドサービスの画面を呼び出します
・ 「パスワードの入力」画面が出ます
・ 通知カードと運転免許証をスマホ等で写真に撮ります
・ 「送信ボタン」を押します
スマホを持っていない従業員がいた時は、会社のパソコンから登録できる仕組みがあります。
会社に通知カードと運転免許証やパスポートを持ってきてもらい、サーバ上にアップロードを
実行します。
これで、クラウド上のサーバに情報が転送られ、データがサーバに
保管されているので、マイナンバー法に基づいて安全に管理されることになります。
このようなサービスがクラウドサービスです。
総務や経理の担当者から見ると、クラウドサービスのホームページを見に行くと、
従業員が自分で送信したマイナンバーが並んでいて、
必要に応じて、源泉徴収票などにプリントアウトできたり、それをダウンロードできます。
結果として、自社でマイナンバーを持つ必要がありません。
マイナンバー法により、源泉徴収票にマイナンバーを記載することになりました。
小さな会社やお店でも、源泉徴収票をパソコンで作成していれば、
源泉徴収票作成のシステムがパソコンに入っていることでしょう。
源泉徴収票を作成するデータは、クラウドのサーバ上あり、源泉徴収票を作成するときだけ、
ネットをかいしてクラウドサービスのホームページにアクセスすると、
マイナンバーがクラウドのサーバからプリンターに転送されて、
マイナンバー付き源泉徴収票がプリントアウトされます。
以上が、代表的な例となります。
重要な点は、マイナンバーを会社の担当者が入力しなくてもよいのです。
担当者は、ソフトに指示を出すだけで、源泉徴収票を印刷するときにマイナンバーが自動的に
記載されます。
つまり、クラウドサービスがマイナンバー入りの源泉徴収票を作成するのではなく、
クラウドサービスはマイナンバーを取得し、それをクラウドのサーバ上に保管しているだけで
す。
会社が必要な時に、クラウドにアクセスして使用しているソフトを使ってマイナンバー入りの
書類をプリントアウトすることができます。
クラウドサービスの種類にはどんなものがあるか？
会社が自社で本人確認をしてマイナンバーを集め、その集めたマイナンバー
を預けるだけというサービスもあれば、または、コストは高くなりますが、
マイナンバーを集めるところも、クラウドサービスを使うのであれば、
従業員自身が直接スマホからアップロードするので、「個人番号の提供について」の書類を渡
す必要はありません。
しかし、「個人番号の利用目的について」は渡しす必要があります。
ITベンダーが用意している文章が従業員のスマホにメールで送られてくるので、従業員はそれ
に従ってマイナンバーを登録します。
この方法は、学生のアルバイトを多く雇用している会社などでの利用が
便利で簡単でしょう。
学生のアルバイトを多く雇用している会社などは、この方法のほうが便利で簡単でしょう。
アルバイトの登録をスマホでする時に、マイナンバーの登録も行ってもらえば楽ですし、
紙で集める手間がなくなります。
何をどうすればいいのかマイナンバーが導入される前は、大騒ぎになっていましたが
より円滑な運用方法が、導入から時間が経ったことで、はっきりしてきました。
「個人番号収集キット」を購入してマイナンバーを集める方法などは、
グループ会社を多く持つ大企業などでは便利です。
また、事務担当者ではなく、税理士がクラウドサービスのホームページにアクセスする
ケースもあります。
その場合は、源泉徴収票の作成を自社では行わず、税理士事務所にすべてお願いしている会社
です。
あるいは、税理士事務所がクラウドサービスと契約をしている場合、顧問先の会社の従業員に
そのクラウドサービスにアクセスして登録してもらい、税理士がその登録したマイナンバー情
報をクラウドサービスのホームページから必要なダウンロードして帳票を作成するということ
も考えられます。
会社としてはマイナンバーにノータッチになるので、非常に楽で、取り扱いや保管方法を気に
する必要はほとんどなくなります。
クラウドサービスを選ぶときの安心の基準は
クラウドにマイナンバーを預ける場合は、、信用できる会社を選んでください。
現在までに、クラウドサービスを展開しているITベンダーのサーバにハッカーが
侵入して個人情報が流出したという事件は、現在までには起きていません。
信頼できるかの判断基準のひとつに、ある程度大手の会社か、プライバシーマーク等を
取っているかなどが考えられます。
また、個人情報の流出事件のほとんどの原因が社内のミスとなっています。
たとえば、メールの誤送信や営業マンが電車の中に社用携帯やパソコンの置き忘れたというの
がほとんどです。
そのため、情報を内部に保管しないクラウドに預けることのほうが安全といえます。
税理士や社会保険労務士が「マイナンバー」を預からない場合
税理士や社会保険労務士もマイナンバー制度が動き出し「商機拡大」ということもあり「マイ
ナンバーを預かること」に積極的なところが多くあります。
方や、「マイナンバーにはさわりたくない」という税理士や社会保険労務士の方もいます。
これは、そちらが良い判断であるということは言えません。
預かるためには当然コストがかかりますし、預からないとなれば、顧問契約を打ち切られる
ケースもあるかもしれません。どちらを選択するかは、税理士や社会保険労務士の判断により
ます。
「顧問先のマイナンバーを誰が確保するのか」ということを、税理士と社会保険労務士との間
での競争という面もあります。
マイナンバーの導入によって税理士や社会保険労務士の顧問先とのつき合い方にも変化してい
ます。
もし現在、顧問契約中の税理士と社会保険労務士の両方が｢マイナンバーを預かりたくない」
というのであれば、顧問契約を見直すことも考えなくてはいけません。
そうした時代の変化に対応することも求められているのです。
「扶養控除等（異動）申告書」を使ってのマイナンバー収集とクラウドで収集した場合
クラウドの「番号収集サービス」でマイナンバーを集めている会社は、
従業員が自分のスマホからマイナンバーを登録済みです。
一方、会社やお店が「扶養控除等（異動）申告書」を使ってマイナンバーを集めるという場合
は、クラウドの「番号収集サービス」に申し込む必要はありあません、その作業を自社で行う
からです。
ただし、集めたマイナンバーをクラウドに預けるサービス（番号保管サービス）
さえ利用すれば、以降、マイナンバーの取り扱いが楽になります。
なので、従業員本人のマイナンバーは書いてもらわないほうがいいのです。
年末調整で「扶養控除等（異動）申告書」を配布して、それを提出してもらうときには書いて
もらった時には本人確認が必要になるからです。
ですので、従業員は「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ありませ
ん」と書くだけでよいされています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。｢個人情報｣と｢特定個人情報｣の取り扱いについて見てきました。
マイナンバー法が制定せれてから「特定個人情報」という概念が設けられ、
個人情報と特定個人情報では、取り扱い方が大きく違います。
結局、マイナンバーも特定個人情報も、それぞれ単体でも個人情報なのです。
企業としても情報を「預かる側」になりますので、漏えいを防ぐための対策が必須で、
万が一、漏えいした場合、厳しい罰則が適用されるだけでなく社会的な信用も大きく損なうこ
となるため以前の「個人情報」と同じ扱いのままではなく、いま一度「マイナンバー制度」の
ために安全で簡単な方法に社内の情報管理体制を見直し、構築しなおすことが重要といえま
す。