個人情報の開示等の求めに応じる手続きについて

 本人の権利・利益を保護するための開示、訂正・追加・削除及び利用・提供の拒否などの求めに応じるための手続きに関する要求事項が「3.4.4.2 開示等の求めに応じる手続き」です。

個人情報の開示等の求めに応じるときには

 「3.4.4.2 開示等の求めに応じる手続き」では、以下の内容を要求しています。

  • 開示等の求めに応じる手続きを定めること
  • 開示等の求めに応じる手続きを定めるに当たっては、本人に過重な負担を課するものとはならないよう配慮すること
  • 利用目的の通知又は開示の手数料を徴収するときは、実費を勘案してその額を定めること
開示等の求めに応じる手続きは?

 事業者は、本人からの開示等の求めに応じるため、次の項目についてあらかじめ定めておく必要があります。

 なお、これらは本人の手元に残る書類として、本人から個人情報を取得する際の申込書などの控えに記載する、あるいは自社のホームページに記載するなど、本人が容易に知り得る状態に置いておく必要があります。

開示等の求めの申し出先

 本人からの申し出先には、一般的に「3.6 苦情及び相談への対応」で定める相談窓口を、本人とのやりとりを行う専任部署としてまとめるなど、申し出先を決める必要があります。

開示等の求めに際して提出すべき書面の様式、その他の開示等の求めの方式

 本人からの開示等の求めに対してどのような対応を行ったのか、は事業者にとって記録しておくべき事項となります。

また、事業者にとって必要な情報の確認漏れ、記入漏れを防止するためにも、本人確認のために必要な確認方法などをあらかじめ記載した様式を用意するのは有効です。

開示等の求めをする者が、本人又は代理人であることの確認の方法

 本人が病気やケガなどで開示等の申し出を自ら行えない場合があります。

あるいは本人が子供の場合も考えられます。

開示等の求めについては、開示対象個人情報の内容をかんがみて、代理人でも行うことができるのか否かをあらかじめ決めておく必要があります。

 また、必ずしも対面で本人確認を行えるわけではありません。

そのため、あらかじめ本人しか知りえない情報を取得しておき、本人または代理人であることを確認するために、申し出の際にその情報を確認するなどの必要があります。

なお、規格の解説により「未成年者又は成年被後見人の法廷代理人」及び「開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人」が、開示等の求めをすることができる代理人、となります。

「3.4.4.4 開示対象個人情報の利用目的の通知」または「3.4.4.5 開示対象個人情報の開示」による場合の手数料(定めた場合に限る)の徴収方法

 「3.4.4.4 開示対象個人情報の利用目的の通知」あるいは「3.4.4.5 開示対象個人情報の開示」の対応の手数料については「3.4.4.2 開示等の求めに応じる手続き」では、徴収してもよいことになっています。

徴収する場合にはその徴収方法をあらかじめ決めておく必要があります。

本人に過重な負担を課するものとは?

個人情報の持ち主である本人からの申し出について、煩雑な作業を伴う必要がある場合、事業者にとって重要な顧客を失うことになるかもしれません。そのため、本人に過重な負担を強いるような手続きは避け、本人にとっても事業者にとっても合理的な手続きを決める必要があります。

手数料はどうするか?

 本人からの申し出に対応するための手数料は、「3.4.4.4 開示対象個人情報の利用目的の通知」または「3.4.4.5 開示対象個人情報の開示」によって定められているように、その対応作業の作業コストを勘案して決める必要があります。

なお、「合理的である」と見られる手数料額は、一般的には役所における「住民票」など、証明書の発行手数料程度といわれています。

個人情報保護法との関連

 個人情報保護法「第29条 開示等の求めに応じる手続き」及び「第30条 手数料」に相当するのが「3.4.4.2 開示等の求めに応じる手続き」となり、内容的に大きな相違はありません。

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