マイナンバーを集めたり、保管･管理する知識は？
最低限、理解しておくことが、マイナンバー（個人番号）の取り扱いに関してはあります。
①マイナンバーを集める
・社内で取り扱う担当者を決める
・利用目的を伝える
・本人確認を行う
②マイナンバーを保管・管理する
・カギのかかるところに保管する
・不要になったら廃棄する
・パソコン管理なのであれば、ウイルス対策を行う
それほど難しくはありません。小さい会社・お店では、これだけで十分です。
マイナンバー法の導入前は、何をどうすればいいか分らずにいろいろと騒がれましたが
最近では、明確になりました。
ここからは、小さい会社やお店が対応すべきマイナンバー法にどうしたらいいか説明していき
ます。
マイナンバーを集めるための書類は？
まず、個人番号を集めるときには、従業員へマイナンバーとはなんなのか説明 したほうがよい
でしょう。
入社時に健康保険証や住民票などを確認しておけば、｢個人番号の利用目的を伝える｣文書と
「個人番号の提供の依頼書」この2つの文書を「扶養控除等（異動）申告書」をセットで従業
員に配って、「扶養控除等（異動）申告書」の提出時に
マイナンバーを書いてもらえば、番号を集められます。
また、集めたマイナンバーを誰が取扱うか、担当を決めておく必要があります。
次に保管方法ですが、鍵のかかるところに保管しておく、これが、通常のマイナンバーの扱い
方法になります。
小さな会社では、「事務取扱責任者」は不要になり、「事務取扱担当者」だけででの大丈夫です。
以上で、マイナンバーを法律に則って集められます。
小さい会社とお店の場合のマイナンバーとの付き合い方
小さな会社やお店がこれからマイナンバーとどうつき合っていくか、
マイナンバー制度が導入されて1年以上たったいま、あらためて考えてみたいと思います。
詳しく説明しますので、ここでは収集から管理の基本的な流れを詳しく説明します
簡単なマイナンバーの集め方、下記の2つです。
①「扶養控除等（異動）申告書」で紙で集める
②クラウドサービスを利用して集める
小さな会社やお店なら、このどちらかで収集が多いかと思います。
しかし、従業員が多い会社はマイナンバー 収集代行・管理サービス、マイナンバー収集キット
を購入して自社で集める方法もあります。
「扶養控除等（異動）申告書」で紙で収集するのでしたら、「扶養控除等（異動）申告書」に
はマイナンバーを記載する欄があり、これを必要であれば、別の紙に転記して、管理者の机の
カギのかかる引き出しやキャビネットに入れて保管してください。
そして、マイナンバーが必要な時は、そこから取り出して必要な書類にうつして、またカギの
かかる引き出しやキャビネットに入れて保管するのが簡単な保管方法です。
パソコンを使わないこの方法だと、技術的安全管理措置や管理区域の物理的安全管理措置など
を考慮する必要がありません。
また、パソコンをかいして漏えいすることもなくなります。
重要なのは、「扶養控除等（異動）申告書」を保管してある場所のカギの管理だけになります。
パソコンを使って管理したい場合は、下記の方法となります。
①ガイドラインの安全管理措置をすべて守る
②自社では持つことはせずに信頼のできるところに預けて、｢社内にはマイナンバーはありません」とする
結論として、マイナンバー法の規制はかなり厳しいので、やはり、「マイナンバーを持たない。
持つのであれば紙で持つ｣。これが、小さな会社やお店のマイナンバーとの取り扱いかたで、いちばん簡単な方法簡単な方法になります。
派遣社員や、採用内定者からの集め方
派遣社員のマイナンバーを集める必要はありませんし、集めてはいけません。
それは、派遣社員は、派遣元の会社と雇用契約を結んでいて、
派遣元の会社が源泉徴収票を提出したり、社会保険の手続きをしているので
派遣先の会社が派遣社員マイナンバーを集めることはしません。
また、内定者が確実に雇用されることがわかれば、マイナンバーを集めることができます。
入社関係書類を集める段取りになれば、確実に雇用されることが予想できるので、
マイナンバーを集めても大丈夫です。
いままで年末調整で､従業員全員のマイナンバーを集めることができていなかった場合
いままでに提出してもらっていた「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に
マイナンバーを書かずに、空欄のままでの提出というケースもあります。
この場合、以前にマイナンバーを集めているのでしたら、マイナンバーを提出を受けた申告書
に書いて出し直してもらうことは、ありません。
従業員本人の個人番号の欄は空欄のままで、空欄のまま提出してもらいます。
また、マイナンバーを集めていない場合は、2016以降の年末調整のときに、
もう一度、従業員に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を配り、
内容に誤りや更新がないか確認してもらいます。
それを、提出してもらう時にマイナンバーを書いてもらい収集します。
ここで従業員本人の本人確認が必要です。
扶養控除等(異動)申告書のマイナンバーは欄は、空欄でいいのか？
扶養控除等（異動）申告書のマイナンバー欄を空欄にしていいのかを
良く聞かれます。
マイナンバーを記載することは、従業員の税法上の義務なので、空欄で提出させることはでき
ないのです。
原則として、空欄にすることは認められていません。
しかし、これにも2つ例外があります。
マイナンバーをすでに会社に提出してある場合
①従業員が、余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」と記載
②会社が、提供を受けている個人番号を確認
③会社が、確認したことを申告書に表記しておく
これで、マイナンバー12桁を書く必要はないとされています。
また、平成28年3月末に所得税法令が改正され、扶養控除等（異動）申告書で
マイナンバーを取得した場合には、以下の3つを記載した「帳簿」 を用意しておけば、
マイナンバー欄は空欄の状態で提出させてもよいことになりました。
①扶養控除等申告書に記載されるべき提出者本人、控除対象配偶者、 控除対象扶養親族等の
氏名、住所及びマイナンバー
②帳簿の作成にあたり提出を受けた申告書の名称
③上記②の申告言の提出年月
これには、注意することが2つあります。
「帳簿」は扶養控除等（異動）申告書で収集したマイナンバーで作らなければなりません。
というのは、上記の収集のしかたのクラウドサービスで別途集めたような場合は、「提供済み
の個人番号と相違ない」と記載した扶養控除等（異動）申告書を必ず一度は収集する必要があ
ります。
「帳簿」には電子帳簿保存法の適用がありまり、電子データを「帳簿」とするためには、
3カ月前に所轄の税務署に届出て承認を得る必要ばあるため、原則として紙でなければなりません。
この「帳簿」を備えることは義務ではなく、｢帳簿」を備えていれば扶養控除等（異動）申告耆
にマイナンバーを記載しなくてよい、というだけです。
ですので、今後も毎年「個人番号については提供済みの個人番号と相違ない」と記載
してもらうことで「帳簿」は備えないこともできるのです。
マイナンバーを提出を拒否する従業員いた場合
従業員に強制的にマイナンバーを提出させることはできません、
それは、マイナンバー法は、従業員に、会社へのマイナンバーの提出を強制していないからです。
しかし、会社としては、税務署に持っていく帳票（源泉徴収票等）の法定記載事項を記載する
ことがマイナンバーを集められないとできないという問題があります。
ですので、法定調書などに記載することが義務であることを従業員に説明するしなければなり
ません。
説明したうえで、拒否された場合は、説明・説得した経過等を記録・保存しておくことで、
単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、
あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、
経過等の記録し、その上で、役所にはマイナンバーは空欄で提出してください。
本人確認ではどうやったらいいのか？
会社は従業員本人のマイナンバーについてだけ本人確認が必要です。
また、マイナンバーを集める際には本人確認が必要になります。
「扶養控除等（異動）申告書」でマイナンバーを集めるときの、本人確認の方法は
以下にないります。
①従業員本人のマイナンバーについては、会社による本人確認が必要
②配偶者と扶養親族のマイナンバーについては従業員に本人確認を行う義務があるので、会社
は配偶者と扶養親族のマイナンバーについては本人確認をする必要がない
マイナンバーに関してだけ、会社は従業員本人の本人確認が必要となります。
そして、以下3つの書類だけが必要です。
・「個人番号の利用目的について」
・「個人番号の提供について」
・「扶養控除等（異動）申告書」
3つの書類を渡して、｢扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらい、その際に従業員本人の
本人確認書類（免許書・パスポート）があれば、マイナンバーを集めることができます。
本人確認で必要になる書類とは？
3パターンが具体的な本人確認の方法です。
①マイナンバーカードの提示
②通知カードと運転免許証あるいはパスポート等の提示
③住民票の写し等と運転免許証あるいはパスポート等の提示
①はマイナンバーカードを提示してもらうことで、マイナンバーカードには
マイナンバー（個人番号）と顔写真がのっているので、これを見せてもらえれば、
確認はおわりです。
②は通知カードと運転免許証または、パスポート等による確認です。
通知カードにはマイナンバー番号しか記載されていません、そこで、運転免許証あるいはパス
ポートなどの顔写真が載っている身分証明書、とあわせて見せてもらう必要があります。
③は住民票の写し等と運転免許証あるいはパスポート等による確認です。
通知カードの代わりに、マイナンバーが記載された住民票でも確認できます。
（住民票はマイナンバーの記載の有無を選択できます、この場合はマイナンバーが記載された住民票が必要)
「通知カードをなくしてしまった」って、もってもれない従業員もいるかもしれません、
その場合は住民票を持ってきてもらえばいいのです。
そして②と同様に、運転免許証あるいはパスポートなどとあわせて身元確認を行います。
軽減措置はあるのか？従業員本人の本人確認
すでに2015年の年末調整の際に従業員に渡した「平成28年分扶養控除等（異動）申告書」
で、従業員のマイナンバーを集めるのが終わっている会社も多いと思います。
現在いる従業員に関しては、年末調整のときに提出してもらう
「扶養控除等（異動）申告書」でマイナンバーを集めることができます。
従業員本人の本人確認については軽減措置があるります。
（配偶者と扶養親族の本人確認は会社が行う必要はありません)
主な軽減措置は、以下の2点になります。
①入社時等に本人確認が終わっていて、見て本人だとわかれば運転免許証等は不要
ここで注意する点は、条件が入社時等に本人確認がすんでいることです。
その意味は、入社時に一度、本人確認ができているので、今回は改めて本人確認を行う必要は
なく、みて本人だと確認できればいいということです。
ただ、入社時に本人確認をしていない会社では、とうぜん本人確認が必要になります。
いま居る、従業員本人は全員の本人確認が必要でないわけではないので、この点を注意して下さい。
なお、入社時の本人確認に必要な書類は比較的、厳しくないため、運転免許証やパスポート以
外にも写真のない住民票や年金手帳、健康保険証で確認したのなら大丈夫です。
住民票を提出したり、年金手帳を入社時に預かっている会社もあると思いますが、
これで本人確認ができていることになります。
健康保険の手続きをして保険証を本人に渡している場合も、同様に本人が確認ができているためです。
そうした会社では、今回は運転免許証等による確認は不要です。
つまり、在籍中の従業員に関しては、いままでに公的な書類を確認したことがあるのであれ
ば、今回は「見て」本人だと判断できれば、それで完了となります。
非常に簡単にいえば、3つの書類である、「個人番号の利用目的について」と「個人番号の提
供について」と「扶養控除等（異動）申告書」、を配って、「扶養控除等（異動）申告書」に
本人と家族全員のマイナンバーを書いて提出してもらい、従業員本人の「通知カード」のコ
ピーをつけてもらえば、家族全員のマイナンバーが集まります。
見て本人だとわかるので運転免許証等は必要ありません。
②入社時等に本人確認が終わっていて、会社が氏名と住所または生年月日を
プレ印字している場合は運転免許証等は不要
氏名と住所または生年月日を「個人識別事項」です、これが印字された書類を本人に渡して、
本人がその書類にマイナンバーを書いて提出したときは、その書類が運転免許証等の代用とな
るという規定があります。
そして、「扶養控除等（異動）申告書」の氏名・住所・生年月日を書く欄に会社が
プレ印字して本人に渡して、本人にマイナンバーを書いて提出してもらえば、
「扶養控除等（異動）申告書」そのものが運転免許証等の代わりになるため、運転免許証等は不要になるのです。
パソコンで印刷したり、スタンプを押してあるものがプレ印字になります。
ただし、注意が必要です。
この場合も事前に対面でなくても、まえもって本人であることを確認している必要があります。
自社でマイナンバーを集める時は
①の入社時に本人確認していて対面で受け取るパターン
②のプレ印字しているパターン
上記のどちらかに該当していれば、本人確認の際に運転免許証等は必要ありません。
従業員本人の通知カードだけあれば、マイナンバーを集めることができるのです。
まとめ
ここまで、マイナンバーの取り扱いに関してみてきました。
マイナンバーで必要なことは、｢マイナンバーを集める｣ことと、｢マイナンバーを適切に保管･管理する｣ことです。
マイナンバーを集める際には本人確認が必要になります。
①従業員本人のマイナンバーについては、会社による本人確認が必要
②配偶者と扶養親族のマイナンバーについては従業員に本人確認を行う義務があるので、
会社は配偶者と扶養親族のマイナンバーについては本人確認をする必要がありません。
また、小さな会社やお店での一番簡単なマイナンバーの保管方法は、紙で保管して
のカギのかかる引き出しやキャビネットに入れて保管することです。
そして、必要であれば、別の紙に転記しておいても問題ありません。
こうして、できるだけ簡単な方法でマイナンバーを管理することをおすすめします。