代理人を介して個人番号を取得する場合の本人確認と代理権の確認
代理人を介して個人番号を取得する場合には、以下の3項目の確認が必要になります。
- 代理権の確認
- 代理人の身元確認
- 本人の番号確認
代理権の確認は、以下の書類によって確認することができます。
- 戸籍謄本その他その資格を証明する書類（法定代理人の場合）
- 委任状（法定代理人以外）
代理権の確認において、上記の書類の提示が困難な場合
本人並びに代理人の個人識別事項（氏名及び住所又は生年月日）の記載及び押印のある書類の提出書類又は本人しか持ちえない書類（個人番号カード、健康保険証）の提出でもよいとされています。
代理人の身元確認
代理人が個人の場合には、下記書類のうちのいずれかを提出することによって身元確認を行います。
- 個人番号カード
- 運転免許証
- パスポート等
代理人が法人の場合は、下記書類の双方の提出によって身元確認を行います。
- 登記事項証明書などの法人の存在が確認できる書類
- 社員証等実際に個人番号を提供する法人の従業員と法人との関係を証する書類
代理人と雇用関係にある場合などで、身元確認が不要な場合は、その者を対面で確認する場合は、身元確認書類の提示は不要とされています。
代理人を介する場合の本人の番号確認
代理人を介する場合の本人の番号確認は、以下の書類を提出することで行います。
- 本人に係る個人番号カード
- 通知カード
- 住民票の写し又は住民票記載事項証明書（氏名、出生の年月日、男女の別、住所及び個人番号が記載されたもの）又はその写し
代理人を介して個人番号を取得する場合の具体例
代理人を介して個人番号を取得する場合の例として、従業員を代理人とし従業員の配偶者から個人番号の提供を受けるケースが考えられます。
この場合、従業員からは、①委任状及び②配偶者の個人番号確認書類の提出を受けます。
従業員の身分確認については、雇用関係にあり本人であることが明らかな場合、対面で提供を受ける場合は、身元確認書類が不要です。
郵送当等により提供を受ける場合は、③運転免許証、パスポート等の代理人の身元確認書類も必要となります。
本人確認の業務フロー
事業者が個人番号を取得する際の本人確認方法として、6つの流れが考えられます。
フロー①
本人から直接取得した後、保管し、利用目的の範囲内で継続的に利用する。
採用時や継続的取引における契約締結時に、あらかじめ考えられる利用目的を通知して、個人番号を取得し、その後、継続的に利用する業務フロー
事業主が個人番号を記載して行政機関に提出する、税務、社会保険手続きに関する書類の多くがこれに当たる。
フロー②
本人から直接取得するが、従業員本人が書類に個人番号を記載して事業主に提出するため、その都度、本人確認が必要となる業務フロー
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書における従業員本人の個人番号。
フロー③
代理人を介して、個人番号を取得する業務フロー
国民年金第3号被保険者関係届における第3号被保険者等の個人番号。
フロー④
事業者が、個人番号の取得を他人に委託して取得する業務フロー
国民年金第3号被保険者関係届における第3号被保険者等の個人番号については、事業者が従業員に配偶者の個人番号の収集及び本人確認の業務を委託するという方法も考えられます。
この場合、番号法第11条に基づき、受託者に対し、必要かつ適切な監督を行う必要があります。
受託者は、個人番号の取得にあたって、委託者におけるどのような事務で利用されるのか、本人に対して、利用目的を明示する必要があります。
フロー⑤
既に個人関係事務実施者により本人確認された個人番号を個人関係事務実施者として取得する業務フロー
給与所得者の扶養控除等（異動）申告害における控除対象配偶者や扶養親族の個人番号について、従業員が扶養家族等から取得した個人番号を事業主に提出し、事業主が取得する場合。
フロー⑥
個人番号は取得せず、提出する者の代理人として害面を扱う、又は、提出のみを担当する業務フロー
傷病手当支給申請害や出産手当金支給申請書のように、本来は被保険者（従業員）が健康保険組合に提出するものであるが、事業主を経由して提出されているものが考えられます。
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