従業員等の個人番号の保管
個人番号を内容に含む特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除いては、保管してはならないことになっています。
法律で限定的に明記された場合い限っては、保管し続けることができます。
個人番号が記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。
雇用契約等の継続的な関係にある場合には、給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も従業員等から提供を受けた個人番号を継続的に利用する必要が認められるため、情報を保管できると解されます。
従業員等の個人番号の廃棄又は削除
従業員等の個人番号を廃棄又は削除しなければならないのは、次の条件を満たした場合です。
- 社会保障及び税に関する手続害類の作成事務を行う必要がなくなった場合
- 所管法令で定められた保存期間を経過した場合
従業員については、退職後、当該従業員の個人番号が記載された書類の法定保存期間が経過した時点で、個人番号が記載された書類を廃棄・個人番号データを削除することとなります。
従業員等の個人番号削除の時期
従業員の個人番号で複数の利用目的を特定して提供を受けている場合、個人番号の利用目的ごとに個別のファイルで個人番号を管理しているのであれば、それぞれ利用目的で個人番号を利用する必要がなくなった時点で、その利用目的に係る個人番号を個別に廃棄又は削除することになります。
個人番号をまとめて一つのファイルで個人番号を管理しているのであれば、全ての利用目的で個人番号関係事務に必要がなくなった時点で廃棄又は削除することとなります。
廃棄作業の期限
個人番号の廃棄が必要となってから、廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行うなど、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性を考量したうえで、事業者が判断することができます。
個人番号の削除記録内容
個人番号を削除した場合に、削除した記録を保存することとガイドライン別添資料に記載されています。
記録の内容は、下記項目等を記録することが考えられ、個人番号自体は含めないものとされています。
- 特定個人情報ファイルの種類・名称
- 責任者・取扱部署
- 削除・廃棄状況
廃棄・削除の作業を委託した場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて証明書等により確認することとされています。
廃棄・削除記録についてはデータ管理・書面管理のいずれも可能です。