法定調書関係の個人番号について②

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書で個人番号が必要となる場合

報酬、料金、契約金及び賞金の支払をする場合、支払者（源泉徴収義務者でない個人を除く）は、源泉徴収をしなければなりません。

その際に支払金額が一定額を超えると、支払者は「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を作成し、税務署に提出しなければならない義務が生じます。

番号法施行後に用いられる「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」には、支払者の個人番号又は法人番号を記載する欄及び支払いを受ける者の個人番号又は法人番号を記載する欄が設けられており、支払者はこれらを記載して税務署に提出します。

支払者が支払いを受ける者に支払調書の写しを交付する場合がありますが、これは支払いを受ける者の便宜を図るための任意の交付す。

番号法の定める利用範囲に含まれないため、これに支払者及び支払いを受ける者の個人番号を記載することはできません。

取引先から個人番号を取得する場合にも、従業員から個人番号を所得する場合と同様に行います。

①個人番号関係事務が発生した時点で個人番号の提供を求めることが原則

②本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能

③契約内容等から個人番号関係事務が明らかに発生しないと認められる場合には、個人番号の提供を求めてはならない

契約により発生する報酬が、源泉徴収の必要な報酬、料金、契約金及び賞金に当たり、支払者が源泉徴収義務者であり、報酬額が支払調書の作成が必要となる金額を超えると見込まれる場合は、契約締結時に、取引先に対して、個人番号の提供を求めることができると解されるのです。

報酬額が支払調書の作成が必要となる金額を超えないことが明らかである場合は、個人番号の提供を求めることはできません。

ただし、年の途中に契約を締結したために、その年は支払調書の提出が不要だが、翌年は支払調書の提出が必要と見込まれる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために、契約締結時に取引先の個人番号の提供を求めることができると解されます。

取引先から、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書に記載する個人番号を取得する場合にも、従業員から個人番号を取得する場合と同様の手続きが必要になります。

契約締結時に、利用目的（支払調書作成事務）を記載した個人番号提供依頼書を交付し、個人番号の提供を求めることとなります。

その際、本人確認が必要です。

個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理する必要がなく、所管法令で定められた保存期間を経過した場合、できるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならないとされています。

ただし、雇用契約や土地賃貸借契約等の継続的な契約関係にある場合は、継続的に個人番号を利用する必要が認められることから、個人番号を継続的に保管できると解されています。

継続的な契約ではなくても、繰り返し行われることが予定されている契約であれば、個人番号を継続的に保管できると解されます。

ただし、次回の契約までが長期間空くような場合、契約終了とともに個人番号を廃棄し、新たな契約締結時に再度、個人番号の提供を受けた方がよいと解されます。

個人が支払者になる場合、支払調書には支払者の個人番号を記載します。

この場合、提出時に本人確認が必要となるので、以下のいずれかの書類を添付する必要があります。

税務分野に関する様々な書類に個人番号を記載することが予定されています。

ここでは、法定調書関係の書類について取り上げました。

法定調書関係の書類で個人番号の記載が予定されているものには、

があり、ここではCの書類について取り上げています。